1. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesine İlişkin Esaslar
Açık rızaları alınarak kişisel verileri işlenen ilgili kişilerin (veri sahipleri) kişisel verilerinin toplanma ve işlenme amaçlarının ortadan kalkmasıyla birlikte yahut kendi talepleri üzerine bu verilerin akıbetinin ne olacağı, hangi usul ve esaslar dâhilinde silineceği, yok edileceği ya da anonim hale getirileceğine ilişkin prosedürün ortaya konması adına bu politika oluşturulmuştur.
Yapılan işlemler “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik”te belirtilen usul ve esaslara uygun olarak yerine getirilecektir. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanacaktır.
2. Kişisel Verilerin Saklanmasını ve İmhasını Gerektiren Sebepler
Kişisel verileriniz; insan kaynakları süreçlerinin yönetimi, veri sahiplerinin açık rızasının bulunması, sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için gerekli olması, muhtelif projeler ile iş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesinin temini, ticari faaliyetlerin yerine getirilmesi, şirketler hukuku, etkinlik yönetimi, kurumsal iletişim süreçlerinin yönetimi, ticari faaliyetlere ilişkin stratejilerin tasarlanması ve denetimi, güvenliğin sağlanması ve hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına olan yükümlülüklerin yerine getirilmesi sebepleri ve amacıyla ilgili mevzuat ve Politikalarda belirtildiği şekilde tarafımızca saklanmakta ve ilgili süreçlerin sona ermesi ile kişisel verinin saklanmasını gerektiren hallerin ortadan kalması veya ilgili kişinin talebi ya da Kurul kararı sonucu imha edilmektedir.
3. Tanımlar
Veri Sorumlusu: (Datafili Yazılım Teknolojileri San. Tic. Ltd. Şti.) Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.
Diğer tanımlar Yönetmelik’te yer aldığı şekliyle geçerlidir.
4. Kişisel Verilerin Kaydedildiği Ortamlar
Veri sahiplerine ait kişisel veriler KVKK ve ilgili mevzuata uygun olarak aşağıda belirtilen ortamlarda güvenli bir şekilde saklanmaktadır.
Elektronik Ortamlar:
Datafili Yazılım Teknolojileri San. Tic. Ltd. Şti kurumsal dosya ve veri sunucusu, internet bağlantısı ile erişilen bulut tabanlı kurumsal doküman yönetim sistemi
Fiziksel Ortamlar:
Kilitli dolaplar, çekmeceler, kilitli arşiv odası
5. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Sürecini Yöneten ve Bu Süreçte Görev Yapan Kişiler
İnsan kaynakları, muhasebe, bilgi işlem, yönetim kurulu ve diğer ilgili birimler ile görev tanımları politika dokümanında detaylı şekilde tanımlanmıştır.
6. Kişisel Verilerin Muhafazası ile Hukuka Aykırı Olarak İşlenmesi ve Erişilmesinin Önlenmesini Sağlamak İçin Alınan Teknik ve İdari Tedbirler
- Erişim yetkilerinin sınırlandırılması
- Virüs koruma ve güvenlik yazılımları kullanılması
- Kişisel verilerin yedeklenmesi
- Bilgilendirme ve eğitim faaliyetleri
- Taahhütnameler ile çalışan farkındalığının artırılması
- Sistematik denetim süreçlerinin uygulanması
7. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun Olarak İmha Edilmesi İçin Alınan Teknik ve İdari Tedbirler
Silme, yok etme, anonimleştirme, fiziksel yok etme, üzerine yazma, veri değiş tokuşu, genelleştirme, kayıt çıkartma, maskeleme, karartma, de-manyetize etme gibi yöntemlerle uygulanır. Ayrıntılı açıklamalar bu politika dokümanında yer almaktadır.
8. Kişisel Verilerin Periyodik İmha Süresi
Datafili Yazılım Teknolojileri San. Tic. Ltd. Şti’nin uhdesinde bulunan kişisel veriler belirli periyodik aralıklarla kontrol edilecek ve bu verilerden işleme şartları tamamen ortadan kalkmış olanlar silinecek, yok edilecek ya da anonim hale getirilecektir.
9. Kişisel Verileri Resen Silme, Yok Etme veya Anonim Hale Getirme Süreleri
Bu süre her hâlükarda altı ayı aşmayacaktır. Telafisi güç zararlar ve açık hukuka aykırılık halinde Kurul bu süreyi kısaltabilir.
10. Veri Sahibinin Kişisel Verilerinin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Talebi Üzerine Uygulanacak Süreler
Veri Sahibi, taleplerini yazılı olarak ya da Kurul tarafından belirlenen diğer yöntemlerle Datafili Yazılım Teknolojileri San. Tic. Ltd. Şti.’ye iletir. Talep en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Kişisel veriler silinir, yok edilir ya da anonimleştirilir.
İLETİŞİM BİLGİLERİ
Şirket Unvanı: Datafili Yazılım Teknolojileri San. Tic. Ltd. Şti
Adres: Köprübaşı mah. Süleyman Binek cad. Santaş Loca No:16 BB-1 Serdivan/Sakarya
Web Sitesi: https://datafili.com.tr