Ofis Sahipleri İçin Kurulum Rehberi
En verimli kullanım için aşağıdaki başlıkları sırası kontrol etmenizi öneririz.
1. Varsayılan Verileri Kontrol Edin
Datafili hesabınız aktif olduğunu sektörel tecrübelere dayanarak oluşturulmuş varsayılan kurgu ile birlikte gelir. Datafili hesabınızda olması beklenen varsayılan projeler, kaynaklar ve sorular mevcuttur. Öncelikle Dashboard ekranında olduğunuzdan emin olun. Farklı bir sayfadaysanız, sol taraftaki menüde en üstte bulunan “Dashboard” butonuna tıklayarak ana ekrana dönebilirsiniz.
Bu ekranda tanımlar başlığı altında bulunan bölgede varsayılan kurulumuz bulunmaktadır.
- Ekipler: Bu alanda “Tüm Ofis” isimli bir ekip bulunacaktır. Danışmanlarınızın tamamı, siz çıkarmadığınız sürece bu ekibe otomatik olarak dahil olacaktır.
- Kaynaklar: Hesabınızda İlan Portalları, Branda ve Etki Çevresi olmak üzere üç farklı kaynak bulunmalıdır.
- Projeler: Hesabınızda varsayılan olarak “Alıcı Takip”, “Satıcı Takip” ve “Kiralama” olmak üzere üç farklı proje hazır olacaktır
- Soru-Cevaplar: “Soru ve Cevaplar” bölümünde farklı projeler ile eşleştirilmiş sorular ve hazır cevaplar bulunacaktır.
2. Soru ve Cevapları Özelleştirin
Varsayılan veriler arasında bulunan soru ve cevapları kendi potansiyel kitleniz ve uzmanlık alanlarınız doğrultusunda özelleştirin.
Aşağıda Soru ve Cevaplar sayfasında yer alan örnek bir soru görüyorsunuz.
Bu ekrandaki tablo aşağıdaki sütunlardan oluşmaktadır;
- ID: Sorunun yazılımsal açısından işaretlenmesi sağlayan veri sütunu
- Soru: Soru metni. Veri giren danışmanlarınız soruyu bu metin ile görecektir.
- Proje: Sorunun ilişkili olduğu projeler. Sorular birer proje ile ilişkilendirilir. Böylece bu sorunun hangi projenin potansiyel müşterilerine sorulacağına karar vermiş olursunuz.
- Seçenekler: Bu soruya cevap olarak verilebilecek seçenekler burada listelenir. Verilebilecek cevapları siz belirlersiniz ve aynı anda potansiyel müşteri taleplerinizi daha sonra süzeceğiniz filtreleri de oluşturmuş olursunuz. İlişkili olduğu projelerden herhangi birinde “Portföy Tipi” sorusuna “Villa” cevabı verilmiş potansiyel müşteri taleplerini süzebilirsiniz.
- İşlem: Bu soruyu düzenleyebilmenizi sağlayan butondur. Soru metnini, cevap seçeneklerini ve sorunun ilişkili olduğu projeleri buradan değiştirebilirsiniz.
Bu aşamada düzenlemek istediğiniz sorular varsa düzenleyebilirsiniz. Fiyat aralıklarını işletmenizin ortalama işlem hacmine göre düzenlemek, Alıcı Takip, Satıcı Takip ve Kiralama projeleri ile ilişkilendirilmiş bir “Bölge” sorusu eklemek sizin için mantıklı olabilir.
Öneri
Soru, potansiyel cevaplar ve ilişkili projeleri birlikte düşünün. Bir soru eklediğinizde aslında müşterilerinizi süzebilmek için bir filtre eklediğinizi bilin. Örneğin “Alıcı Takip” projesi ilişkilendirilmiş doğru Bütçe, Lokasyon ve Portföy tipi soruları size belirli bir bölgede, belirli bir fiyat aralığında ve belirli bir portföy tipinde mülk arayan talepleri süzme imkanı verir.
Bu kurulum ve özelleştirmeleri yapmadan danışmanlarınızı sisteme dahil etmek ilk verilerinizin hatalı olmasına sebep olabilir. Özelleştirmelerinizi tamamladığınızda bir sonraki adıma geçebilirsiniz.
3. Danışmanlarınızı Davet Edin
Artık danışmanlarınızı sisteme dahil etmek için hazırsınız. Danışmanlarınızı sisteme almanın iki farklı yolu bulunmaktadır;
- Kullanıcı Oluşturmak: Danışmanlarınız için teker teker hesap oluşturabilir ve şifrelerini kendilerini vererek hesaba girmelerini sağlayabilirsiniz.
- Davet Linki: Bir davet linki üzerinden danışmanlarınızı sisteme topluca davet edebilirsiniz.
Bir Davet Linki üzerinden danışmanlarınızı davet etmek daha güvenli ve kolay olacaktır. Davet linki yöntemini kullanmak için aşağıdaki adımları uygulayın.
- Kullanıcılar ekranına gidin. Sol menüde yer alan kullanıcılar butonunu kullanarak ilgili sayfaya gidebilirsiniz.
- Sayfanın sağ üstünde bulunan “Davet Linki Göster” butonuna tıklayın.
- Butona tıkladığınızda sizin işletmenize özel bir davet linki oluşturulacaktır. Bu ilk üzerinden kayıt olan herkes sizin işletmenize danışman olarak eklenecektir.
- Kopyaladığınız linki ofis içi iletişim ağınız (E Posta listeniz, WhatsApp grubunuz vs.) ile paylaşın.
4. Kullanıcılar İçin Rolleri Dağıtın
Kayıt işlemini başarılı ile tamamlayan danışmanlarınız sizin hesabınıza danışman yetkisi ile eklenecektir. Bu aşamada tüm danışmanlarınız “Tüm Ofis” isimli varsayılan ekipte toplanacaktır.
Ekip liderlerinizi bu aşamada belirleyebilir, kullanıcıları düzenleyerek yetkilerini değiştirebilirsiniz.
Öneri
Ofis asistanınızı “Tüm Ofis” ekibinin lideri olarak yetkilendirmeniz ofis telefonuna gelen taleplerin ilgili danışmana atanması açısından size kolaylık sağlayacaktır.
5. Google Takvim Entegrasyonunu Tamamlayın
Dafili planlı görüşmelerinizi Google Takvinize ekleyebilir. Bunun için takvim entegrasyonunuzu tamamlamanız gerekir.
Google takvim entegrasyonu için takvim sayfasına gidin. Sayfanın en üst kısmında yer alan Takvim entegrasyonu butonuna tıklayın. Doğru Google hesabında olduğunuzdan emin olun. Takvimle ilgili yetkileri vererek entegrasyon işlemini tamamlayın.
6. Mevcut Müşterilerinizi Girin
Artık mevcut müşterilerinizi girerek sistemi denemeye başlayabilirsiniz. Yarın görüşmeniz gereken potansiyel müşterileriniz için birer müşteri kaydı oluşturun. Müşteri kaydı oluşturmak için aşağıdaki adımları takip edin;
- Dashboard ekranında olduğunuzdan emin olun. Sol tarafta bulunan menünün en üst kısmından ilgili sayfaya gidebilirsiniz.
- “Yeni Müşteri Ekle” butonuna tıklayın
- Açılan kayıt ekranında müşterinizin bilgilerini girin. Müşteriniz için bir proje ve kaynak seçin.
- Müşteri ekle butonuna tıklayın.
- Yeni müşteri kaydınız listenize “Bekliyor” durumu ile düşecektir.
- İlgili kişi seçip ekranın sağ alt kısmında bulunan “Güncelle” butonuna tıklayın.
- İlk ekranda müşterinizin durumunu belirleyin. Müşteriler için kullanılabilir durumlar şunlardır.
- Takip: Müşteriniz ile görüşmeye devam ettiğiniz durumdur. Bu durumu tercih ederseniz sistem size bir sonraki görüşme için almak istediğiniz notlar için uygun bir alan açacaktır ve sonraki görüşme için tarih ve saat soracaktır.
- Ulaşılamadı: Müşterilerinize ulaşamadığınız durumdur. Bu durumda sistem 24 saat sonrası için bir randevu oluşturacaktır.
- Olumsuz: Olumsuz durumunun seçilmesi ile müşteri takibi sona erer. Sistem size olumsuza dönme sebebini girebileceğiniz bir ekran açar.
- Satış: Satış durumunun seçilmesi ile müşteri takibi sona erer. Satış ile ilgili notları girebileceğiniz bir ekran açılır.
İlk müşterilerinizi kayıt ederken tercihen yarın randevunuz olduğu kişileri girmeniz daha faydalı olacaktır. Hem bildirim sistemini mümkün olan en erken şekilde test edebileceksiniz hem de yarının iş planı kendiliğinden oluşacaktır.
7. Takvim ve Proje Kontrolü Yapın
İlk müşterilerinizi girdikten sonra Google Takviminizden ilgili randevuların oluştuğunu görebilirsiniz. Ayrıca müşterilerinizi kayıt ettiğiniz projelerin raporlarında müşteri sayılarının oluştuğunu görebilirsiniz.
8. Cep Sayfayı Telefonunuza İndirin
Cep telefonunuzdan datafili.com’a gidin ve giriş yap seçeneğini kullanarak hesabınıza giriş yapın. Giriş yaptıktan sonra sisteme kolay giriş için cep telefonunuza sayfayı indirebilirsiniz. Aşağıdaki adımları izleyerek kısa yolu ekleyin.
Ekranın sağ üst bölümünde bulunan dikey sıralanmış üç nokta butonuna tıklayın ve açılan listede Ana ekrana ekle butonuna tıklayın. Kısa yol telefonunuzun ana ekranına eklenecektir.
Safari kullanarak Datafili hesabınıza giriş yapın. Giriş yaptıktan sonra ekranın altı kısmında bulunan paylaş butonuna (Kare içinde yukarı yönlü ok) tıklayın. Açılan listeden ana ekrana ekle butonuna tıklayın. Uygulama simgesi ana ekranına gelecektir.
9. Bildirim Ayarlarını Kontrol Edin
Ana ekrana gelen simge ile datafili hesabınıza kolay erişim sağlamak mümkün olacaktır. Sisteme giriş yaptıktan sonra tarayıcı ayarlarınızdan bildirimlere izin verdiğinizden emin olun.
10. Kullanmaya Başlayın
Artık datafili hesabınız kullanıma hazır. Verileriniz biriktikçe rapor ekranları dolmaya ve anlamlı raporlar oluşmaya başlayacaktır.